Možná patříte k těm, kteří pátrají po povinnostech a formulářích k personalistice či mzdám a hledají, kde je najdou. Společně s těmito pomůckami bude pro vás administrativa spojená nejen se mzdami mnohem jednodušší.

Mnoho mzdových účetních a personalistů se při své práci musí vypořádat s velkým množstvím administrativních úkolů. K tomu existují i různé formuláře, které jim dovedou o dost zjednodušit. Přinášíme přehled povinností pro mzdové účetní. 

Povinnosti zaměstnavatelů ve vztahu k FÚ

Každá osoba se stává plátcem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti v momentě, kdy poskytne zaměstnanci příjem ze závislé činnosti, ze kterého automaticky vzniká povinnost odvést daň zvláštní sazbou daně, případně také odvést zálohu na daň podle § 38h ZDP. V tu chvíli se musí zaměstnavatel zaregistrovat u místně příslušného finančního úřadu jako plátce daně z příjmů, buď jako fyzická, anebo jako právnická osoba. Zaměstnavatel se registruje jako plátce daně ze závislé činnosti, plátce daně z příjmů vybírané zvláštní sazbou daně nebo k oběma možnostem.

Administrativní povinnosti plátce

Plátci vzniká povinnost vést mzdové listy pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti včetně rekapitulace o sražených zálohách a dani sražené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i celé zdaňovací období. Doba archivace je nejméně 30 let, u poživatelů starobního důchodu nejméně 10 let. 

Okresní správa sociálního zabezpečení

Fyzická nebo právnická osoba se musí přihlásit do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance do zaměstnání i do registru zaměstnavatelů u příslušné OSSZ. Formulář „Oznámení o nástupu do zaměstnání/skončení zaměstnání“ zaměstnavateli slouží k oznámení dne nástupu či ukončení pracovního poměru. Oznamovací lhůta je stejná. Zaměstnavatel je povinen vést Evidenční list důchodového pojištění pro každého pojištěnce za každý kalendářní rok.

Zdravotní pojišťovny

Zaměstnavatel se současné musí zaregistrovat do registru zaměstnavatelů u příslušné zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“, kde oznamuje i veškeré změny údajů do 8 dnů od jejich zjištění, ukončení činnosti, zrušení organizace nebo vstup do procesu likvidace.

Hlášení zaměstnanců zdravotním pojišťovnám

Zaměstnavatel musí oznámit do 8 pracovních dnů nástup nového zaměstnance příslušné zdravotní pojišťovně na tiskopisu „Hromadné oznámení zaměstnavatele“, kde použije dohodnuté kódy. Přes tento formulář se ve stejném termínu oznamují i veškeré změny, jako je odhlášení zaměstnance při ukončení pracovního poměru, změna zdravotní jeho pojišťovny a další skutečnosti rozhodné pro platby pojistného státem, jako je třeba přiznání důchodu. 

Povinnosti zaměstnavatele dle zákoníku práce

  • před uzavřením pracovního poměru zajistit na své náklady vstupní prohlídku 
  • vyžádat si od zaměstnance písemný souhlas se zpracováním a uchováním osobních údajů
  • zaškolit zaměstnance vstupujícího do zaměstnání bez kvalifikace
  • zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci na pracovišti s ohledem na rizika možného ohrožení života a zdraví, která se výkonu práce týkají
  • vytvářet vhodné pracovní podmínky pro splnění pracovních úkolů
  • vydat zaměstnanci mzdový výměr
  • seznámit zaměstnance s právy a povinnostmi plynoucími z pracovní smlouvy
  • stanovit začátek a konec pracovní doby včetně rozvrhu pracovních směn
  • určit dobu čerpání dovolené
  • založit a vést osobní spis u každého zaměstnance
  • dodržovat stanovené povinnosti při změnách pracovního poměru
  • pravidelně vyplácet zaměstnanci mzdu za vykonanou práci
  • zajistit rovné zacházení se všemi zaměstnanci

Povinnosti mzdové účetní po skončení kalendářního roku

  • zpracovat mzdové listy, rekapitulace mezd a odvodů za jednotlivé měsíce
  • shromáždit podklady pro roční zúčtování záloh 
  • na žádost zaměstnance provést roční zúčtování záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků i daňového zvýhodnění
  • vyhotovit a podat místně příslušnému FÚ vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických/právnických osob
  • vystavit zaměstnancům „Potvrzení o zdanitelných příjmech“
  • vystavit potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů za kalendářní rok, ze kterých bylo sraženo pojistné na zdravotní a sociální zabezpečení
  • vystavit zaměstnanci na jeho žádost potvrzení o době trvání zaměstnání v kalendářním roce, po kterou byl důchodově pojištěn
  • připravit „Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti na další období“
  • písemně ohlásit příslušné krajské pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, včetně způsobu plnění v uplynulém roce
  • vyplnit Evidenční list důchodového pojištění – ELDP
  • zajistit archivaci veškerých mzdových podkladů, jako jsou přehledy pro potřebu organizace, vyúčtování mezd či podepsané dohody a smlouvy 
  • zpracovat příslušné statistické výkazy pro ČSÚ a odeslat je do povinného data

Komentáře

Přidej svůj komentář

Další články